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Obtenir les statistiques des communications

Cet article montre comment obtenir et consulter les statistiques des communications.

*Veuillez noter que l’utilisation du masculin par défaut* 

Si vous n’avez pas votre compte V+, cliquez ici pour une démonstration. 

Accéder à la liste des communications #

Dans le menu principal à gauche de l’écran, défilez les choix jusqu’au module « Alerte ». Cliquez sur « Alerte ». Puis, cliquez sur « Liste des communications ». Cette interface regroupe toutes les communications citoyennes enregistrées et triées par date de modification, de la plus récente à la plus ancienne.

Menu principal tâche Alerte

Consulter les statistiques #

Il est possible de consulter les statistiques d’un communication que si elle a déjà été envoyée. Pour ce faire, défilez le curseur vers la droite. Cliquez sur l’icône « Statistiques ». Pour les communications de type campagne, cliquez sur la campagne, puis sélectionnez la communication à consulter. Cliquez sur l’icône « Statistiques » spécifique à une communication régulière dans votre campagne.

Icône de Statistiques

L’interface présente les statistiques de la communication d’alerte envoyée. Un diagramme circulaire affiche un résumé du nombre de citoyens contactés, des communications en cours et des citoyens non-contactés. La seconde section de l’interface, une grille présentant l’ensemble des citoyens faisant parti du groupe contacté est affichée. Les options présentées par l’interface de « Statistiques » sont les suivantes, recontacter les citoyens non-contactés, exporter en format Excel, ouvrir des sous-section par citoyens, vérifier les statuts de chaque communication.

Page des Statistiques

Recontacter un citoyen #

Pour recontacter un citoyen non contacté, cliquez sur le bouton bleu « Recontacter les citoyens non-contactés ». Cette option apparait une fois que les rappels automatiques sont envoyés par le système. Cette nouvelle tentative est immédiate et s’applique uniquement sur les citoyens n’ayant pas été rejoints jusqu’ici. Cette action est irréversible. À noter, le système aura déjà tenté de recontacter les citoyens non-rejoints trente minutes et une heure après l’envoi initial de la communication.

bouton Recontacter les citoyens non-contactés

Exporter en fichier Excel #

Pour exporter la fiche de statistique en fichier Excel, cliquez sur l’option « Export Excel », au dessus du tableau des citoyens. Le fichier se télécharge automatiquement. Il se nomme: statistiquesAlerte. Une liste de chaque citoyen groupant prénom, nom, courriel, téléphone et le statut de la communication (rejoint ou non rejoint) s’affiche.

Bouton exporter en fichier Excel

Statistiques par citoyen #

Il est possible de personnaliser les statistiques par citoyen en ouvrant une sous-section détaillée propre à chaque citoyen. Vous avez aussi l’option d’ouvrir l’éditeur de citoyen à partir de l’icône « Modifier» (crayon bleu). Vous pouvez consulter le profil de chaque citoyen et vérifier leurs moyens de communications. Vous avez l’option de renvoyer un appel de vérification, un courriel de vérification et message texte, pour les renseignements personnels non vérifiés. Une fois vos modifications faites, cliquez sur le bouton bleu « Mettre à jour ».

Statuts des communications #

Voici la liste complète des statuts possible pour chaque type de communication envoyée.

  1. Appel
    1. En file d’attente – L’appel est dans la file d’attente et n’a pas encore été effectué
    2. Commencé – Le système a signalé le numéro du citoyen 
    3. Sonnerie – Le téléphone du citoyen a commencé à sonner 
    4. En cours – Quelqu’un a répondu à l’appel, que ce soit le citoyen, un fax ou une boîte vocale
    5. Occupé – La ligne téléphonique était occupée au moment de l’appel
    6. Fax – Le numéro de téléphone entré correspond à celui d’un fax
    7. Boîte vocale – L’appel a été acheminé à une boite vocale
    8. Terminé – L’appel est terminé et le citoyen a bel et bien répondu
    9. Confirmé – L’appel est terminé et le citoyen a bel et bien répondu et confirmé avoir entendu le message en appuyant sur le 1 (disponible uniquement dans les catégories en mode « Confirmation requise »)
    10. Aucune réponse – Le citoyen n’a pas répondu et aucune boîte vocale n’a reçu le message
    11. Échoué – L’appel n’a pas pu être effectué. Il est possible que le numéro ne fût pas joignable ou qu’une erreur soit présente dans celui-ci
  2. Message texte
    1. Accepté – Le système a reçu la requête pour créer le message et détermine le meilleur numéro à utiliser comme expéditeur
    2. En file d’attente – Le message texte est dans la file d’attente et n’a pas encore été envoyé
    3. En cours d’envoi – Le message est en cours d’envoi
    4. Envoyé – Le message est envoyé et le système est en attente d’un retour, à savoir si le message a bien été reçu ou non par le destinataire
    5. Reçu – Le système a reçu une confirmation que le destinataire a bien reçu le message texte
    6. Non livré – Le système a reçu une confirmation que le destinataire n’a pas été rejoint. Cela peut arriver pour plusieurs raisons, incluant un filtre sur le contenu de l’opérateur de télécommunication, l’impossibilité de rejoindre l’appareil de destination, etc.
    7. Échoué – Le message n’a pas pu être envoyé au numéro demandé. Cela peut arriver pour plusieurs raisons, incluant une surcharge de la file d’attente, la suspension du compte du destinataire, un mauvais numéro, etc.
  3. Courriel
    1. Rebondi – Le courriel a été rejeté de manière permanente par le serveur de messagerie du récipient. Ceci correspond à un « Hard bounce »
    2. Marqué comme pourriel – Le courriel a été livré au destinataire. Celui-ci l’a marqué comme indésirable
    3. Reçu – Le courriel a bien été livré au destinataire
    4. Envoyé – Le courriel est en cours de route vers la messagerie du destinataire
    5. Rejeté – Le courriel a été rejeté par notre système puisqu’un virus aurait été détecté. Le courriel ne sera pas envoyé au destinataire 
    6. Ouvert – Le destinataire a reçu le courriel et l’a ouvert
    7. Non-envoyé – Le courriel n’a pas été envoyé par notre système puisqu’il y a un problème avec l’adresse courriel du destinataire, si elle est introuvable ou inexistante par exemple

Consulter le journal des communications #

Le journal des communications est un outil présent sous la tâche « Alerte » du menu principal. Il indique toutes les communications, types, statut, date d’envoi, date de complétion, destinataire, communication et donne accès à l’éditeur d’alerte, consultation des statistiques et un outil pour voir la communication.

Journal des communication liste complète

Il est possible de trier les communications à afficher, avec l’outil de calendrier à droite de l’écran. Les options proposées sont les suivantes: Cette semaine, Semaine dernière, Ce mois-ci, Personnalisé. Vous pouvez exporter le journal des communications en cliquant sur « Export Excel ». Le fichier se nomme: journalDeCommunications suivi de la date.

Outil de calendrier pour le journal des communications

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