Modellium

Créer une campagne de communication

Cet article vous présente comment créer votre première campagne de communication de masse via téléphone, courriel, SMS et/ou notification push au groupe de citoyen de votre choix.  

Si vous n’avez pas de compte V+, cliquez ici pour une démonstration. 

Créer une nouvelle communication  #

Dans le menu principal à gauche de l’écran, défilez les choix jusqu’à la tâche « Alerte ». Cliquez sur « Alerte ». Puis, cliquez sur « Liste des communications ». 

Menu principal tâche Alerte

La page « Liste des communications » dans la catégorie « Alerte »regroupe toutes les communications et alertes citoyennes déjà enregistrées et triées par date de modification de la plus récente à la plus ancienne. Pour créer une nouvelle communication, cliquez sur le bouton bleu en haut à droite de l’écran « Nouvelle Communication ». Une fois pressé, deux choix vous seront proposés : une communication de type « Régulière » et de type « Campagne ». Cliquez sur « Campagne ». 

Nouvelle communication régulière ou campagne

Pour en savoir plus sur les communications de type régulière, cliquez ici. 

Configurer la communication (titre, catégorie, destinataire)  #

Étape 1 : Informations Générales  

Remplissez les sections : le titre, la catégorie et le destinataire de votre communication. Une fois terminé, cliquez sur « Créer la campagne ». Ses étapes sont obligatoires pour envoyer votre communication à tous les citoyens abonnés à la catégorie sélectionnée.   

Nouvelle campagne

i. Le titre :  

C’est le nom pour identifier votre communication. Il apparait dans la liste de communications. 

ii. La catégorie : 

Une catégorie est un type de communication auquel les citoyens sont abonnés. C’est un moyen de classer les communications pour mieux les délimitées. Un exemple de catégorie est un avis d’évacuation. 

Pour en savoir plus sur comment créer ou modifier une catégorie, cliquez ici. 

iii. Le destinataire  

Les destinataires sont ceux qui vont recevoir la communication. Vous pouvez envoyer la communication à “Tous les citoyens” ou sélectionner un groupe de citoyen. Vous avez le choix d’éditer le groupe ou créer un groupe.  

Outil d'édition de groupe ou créer un groupe

Pour en savoir plus sur les groupes de citoyens, cliquez ici.  

Configurer les communications (ponctuelles, fréquentes ou continues)  #

Une campagne regroupe plusieurs communications ponctuelles, fréquentes ou continues. Une fois avoir cliquer sur le bouton « Créer la campagne », une page d’édition de la campagne s’affiche avec un message de confirmation « Campagne créée avec succès » apparait. 

Page d'édition Campagne

Cette page d’édition sert à regrouper toutes les communications en lien avec la campagne. Pour en créer une nouvelle, cliquez sur « Nouvelle communication ». 

Bouton Nouvelle communication

De là, l’interface d’édition d’une communication de type « Régulière » apparait. C’est qu’une campagne est constituée de plusieurs communication de type régulière.  

Pour en savoir plus sur comment créer une communication de type régulière, cliquez ici.  

Étape 1 : Informations Générales   #

Ajustez au besoin les sections : le titre et le destinataire de votre communication. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant ». Vous pouvez en tout temps sauvegarder votre travail comme en brouillon et y revenir plus tard.

Créer une communication régulière dans une campagne

Pour en savoir plus sur les groupes de citoyens, cliquez ici.  

Étape 2: Contenu de la communication   #

Par défaut, le contenu des communications est déjà pré rempli en ajoutant un modèle à la catégorie. Il est possible d’afficher plusieurs modèles. Le premier modèle suggéré est généralement celui sélectionné.  

Vous pouvez réviser la communication en ajoutant ou coupant du texte. Cette section affiche les moyens de communication activés. Les moyens de communication actifs sont indiqués en bleus, pour les désactiver, cliquez sur le moyen de communication à enlever. Les options inactives s’affichent en gris. Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Suivant » pour accéder à la prochaine étape. Vous pouvez revenir à l’étape précédente à tout moment en utilisant le bouton « Précédant ».  

Pour en savoir plus sur les modèles d’alerte et comment créer une alerte, cliquez ici. 

Notification push   #

Ajustez ou remplissez le contenu des notifications push. Une notification push apparaît comme notification sur le portail citoyen sous l’icône cloche. Cette notification est accompagnée d’un titre et d’un descriptif. Vous pouvez ajouter un lien vers un article à partir de la notification push créée. 

Notification Push

Pour ce faire, cliquez sur le bouton à bascule« Ajouter un lien au clic sur la notification ». Il dirige vers l’article de votre choix. Pour ajouter un article, vous devez d’abord sélectionner la catégorie auquel il se rapporte. 

Exemple de notification Push

Pour en savoir plus sur l’éditeur de lien dans les notifications push, cliquez ici. 

Courriel  #

Ajustez ou remplissez le contenu du courriel. Des outils d’écriture et de formatage sont à votre disposition. 

Exemple de courriel

Pour en savoir plus sur l’éditeur de texte riche, cliquez ici. 

Message texte   #

Ajustez ou remplissez le contenu des messages textes. Voici un exemple de message texte: 

Exemple de message texte

Appel   #

Ajustez ou insérez le texte des appels. Vous avez l’option d’enregistrer vous-même votre voix en cliquant sur l’option « Audio » ou d’ajouter un fichier audio. Autrement, l’option « Texte » lit automatiquement le contenu d’une voix robotisée. 

Exemple d'appel

Étape 3: Tester votre envoi   #

Cette étape recommandée, sert à vérifier le contenu et le type d’envoi de votre communication. Vous pouvez écouter et lire les messages que vous allez envoyer et les ajuster au besoin. Pour ce faire, utilisez un numéro de téléphone et un courriel de votre choix au besoin des moyens de communication que vous désirez utiliser. Puis, cliquez sur « Envoyer l’appel test » ou « Envoyer le message texte test » ou « Envoyer le courriel test ». À noter que vous pouvez ignorer le test en cliquant sur Ignorer les tests, ce n’est pas recommandé puisqu’une communication ne peut pas être supprimée après sa publication.  

Tester l'envoi de la communication

Envoyer la communication  #

Une fois les étapes une à trois complétées, prévoyez une date d’envoi officielle. Elle peut être immédiate ou dans le futur. Votre campagne débute dès que la première communication a été planifiée et publiée.  

Vous avez l’option d’activer bouton à bascule pour ignorer les préférences des citoyens. Il s’assure qu’un citoyen qui ne désire pas se faire contacter par une catégorie ou par un moyen de communication reçoivent les alertes. Avertissement: Cette option est réservée aux situations d’urgences majeures seulement. Une fois les étape 1 à 4 compétées, cliquez sur « Envoyer maintenant », « Programmer » ou « Enregistrer comme brouillon » pour finir plus tard  

i. Envoyer maintenant   #

Après avoir cliqué sur « Envoyer maintenant », un message de confirmation de « Révision Finale » apparait. Le message montre le nombre d’inscrit à la communication. Vérifiez le nombre d’abonnés avant de cliquer « Envoyer ». Votre nouvelle communication apparait maintenant dans la liste de communication. Votre communication ne peut pas être supprimée à partir du moment où elle est envoyée.  

Bouton Envoyer maintenant

ii. Programmer  #

Vous pouvez choisir la date et l’heure à laquelle l’envoyer. Une fois déterminée, cliquez sur « Envoyer maintenant » ou « Programmer » ou « Enregistrer en brouillon » pour la finir plus tard. Votre nouvelle communication apparait dans la liste des alertes peu importe son statut.  

Après avoir cliqué sur « Programmer », un message de confirmation de « Révision finale » apparait. Le message montre le nombre d’inscrit à la communication. Vérifiez le nombre d’abonnés avant de cliquer « Programmer ». Votre nouvelle communication apparait maintenant dans la liste de communication. À partir du moment qu’elle est envoyée, votre communication ne peut pas être supprimée.  

Bouton Programmer

iii. Enregistrer comme brouillon  #

Après avoir cliqué sur « Enregistrer comme brouillon », un message de confirmation « Communication enregistrée comme brouillon avec succès apparait ». Votre communication apparait maintenant dans la liste de communication.  

Bouton Enregistrer en brouillon

Modifier une campagne après la sauvegarde  #

Pour modifier une campagne après la sauvegarde, vous pouvez soit modifier individuellement chaque communication régulière figurant dans votre campagne ou modifier les informations générales d’une même campagne de communication. Pour ce faire, rendez-vous dans la « liste des communications ». De là, sélectionner la campagne à modifier. Vous pouvez soit double cliquer sur le nom de la campagne ou cliquer sur l’icône « Modifier » (crayon bleu) à droite de votre écran. L’onglet « Communication » regroupe une liste de toutes les communications régulières liées à votre campagne. L’onglet « Général » affiche le titre, la catégorie et le destinataire de la campagne.

Icône Modifier et Icône Supprimer

Modifier les informations générales #

Les informations générales d’une campagne peuvent être modifiées en tout temps après sa publication. l’outil « Éditer le groupe », permet de rétablir le destinataire à l’aide de l’interface d’édition de groupe. Vous pouvez ajouter ou supprimer des personnes du groupe par sélection géographique, par requête ou par sélection manuelle. Vous avez aussi le choix de renommer le groupe en question. Pour chaque action faite dans l’éditeur de groupe, cliquez sur le bouton bleu « Exécuter » pour visualisé l’entièreté du groupe. Une fois vos modifications sur le groupe terminées, cliquez sur le bouton bleu « Enregistrer ». Cliquez sur « Mettre à jour » pour conserver vos modifications sur les informations générales de votre campagne.

Bouton Mettre à jour

Modifier une communication régulière #

Pour modifier une communication de type régulière figurant dans une campagne, vous devez vous rendre sur la page d’édition de la campagne avec la liste complète des communications régulières regroupées. De là, double cliquez sur le nom de la communication ou cliquez sur l’icone « Modifier » (crayon bleu). Lorsqu’une campagne est en cours, un message d’Avertissement s’affiche. Cliquer sur « déprogrammer et éditer » pour modifier la communication.

Message d'avertissement: la communication sera déprogrammée afin de vous permettre de l'éditer.

La page d’édition de la communication régulière choisie apparait. Une fois vos modifications terminées, reconfirmez le mode d’envoi soit « Envoyer maintenant », « Programmer » ou « Enregistrer comme brouillon », puis, cliquez sur le bouton bleu « Mettre à jour » au bas de l’écran.

Traduire une campagne #

Chaque communication de type régulière inclue dans votre campagne peut être traduite du français à l’anglais et inversement. L’outil de traduction au bas de l’écran vous permet de traduire la campagne de communication.

Outil de traduction et flèche de retour

Supprimer une communication de type campagne #

Pour supprimer une communication de type campagne vous pouvez supprimer individuellement chaque communication régulière ou supprimer l’entiereté de la campagne.

Supprimer une communication spécifique #

Pour supprimer une communication régulière à l’intérieur d’une campagne, rendez vous sur la « liste des communications ». Vous pouvez soit double cliquer sur le nom de la campagne ou cliquer sur l’icône « Modifier » (crayon bleu). De là, une liste de toutes les communications régulières figurant dans votre campagne apparaissent. Sélectionnez la communication à supprimer, puis cliquez sur l’icône « Supprimer ». Une fenêtre de confirmation de suppression apparait à l’écran. Pour confirmer, cliquez sur « Supprimer ». Puis, le message « Communication supprimée avec succès » s’affiche au bas de l’écran.

Fenêtre de confirmation: Suppression de cette communication
Message de confirmation Communication supprimée avec succès

Supprimer la campagne #

Pour supprimer une campagne dans son entièreté, rendez-vous sur la liste des communication, sélectionnez la campagne que vous désirez supprimer. Cliquez sur l’icone « Supprimer » (corbeille rouge) dans la coin droit de votre écran. Une fois fait, une fenêtre de confirmation apparait à l’écran, confirmez en cliquant sur « Supprimer ». Par la suite, le message « Campagne supprimée avec succès » s’affiche au bas de l’écran.

Fenêtre de confirmation Suppression de cette communication
Message de confirmation Campagne supprimée avec succès

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