Cet article présente comment envoyer votre première communication de masse via téléphone, courriel, SMS et/ou notification push à vos citoyens.
Si vous n’avez pas de compte V+, cliquez-ici pour une démonstration.
Étape 1 : Accéder au Tableau de Bord V+ #
Rendez-vous sur votre Tableau de Bord V+. Connectez-vous en utilisant vos identifiants.
Vous êtes ensuite dirigé vers la page d’accueil de votre Tableau de Bord V+.
Étape 2 : Créer une nouvelle communication #
Dans le menu principal à gauche de l’écran, faites défiler les choix jusqu’au module « Alerte ». Cliquez sur « Alerte ». Puis, cliquez sur « Liste des communications ».
Cette interface regroupe toutes les communications citoyennes enregistrées et triées par date de modification, de la plus récente à la plus ancienne.
Pour créer une nouvelle communication, cliquez sur le bouton bleu « Nouvelle communication » en haut à droite de l’écran . Une fois pressé, deux choix vous seront proposés : une communication de type « Régulière » et de type « Campagne ». Cliquez sur « Régulière ».
Pour en savoir plus sur les communications de type campagne, cliquez-ici.
Étape 3 : Configurer la communication (titre, catégorie, destinataire) #
Informations générales
Remplissez les champs suivants : « Titre de la communication », « Catégorie » et « Destinataires ». Une fois terminé, cliquez sur « Suivant ». Ces étapes sont obligatoires pour envoyer votre communication à tous les citoyens abonnés à la catégorie sélectionnée. Vous pouvez en tout temps sauvegarder votre travail en brouillon et y revenir plus tard.
I. Titre de la communication
C’est le nom pour identifier votre communication. Il apparait dans la liste de communications.
II. Catégorie
Une catégorie est un thème de communication auquel les citoyens sont abonnés. C’est un moyen de classer les communications pour mieux les délimitées. Un exemple de catégorie est un avis d’évacuation.
Pour en savoir plus sur comment créer ou modifier une catégorie, cliquez-ici.
III. Destinataires
Les destinataires sont ceux qui vont recevoir la communication. Vous pouvez envoyer la communication à « Tous les citoyens » ou cibler un ou plusieurs groupes de citoyens.
Pour en savoir plus sur les groupes de citoyens, cliquez-ici.
Étape 4 : Personnaliser le contenu #
Contenu de la communication
Cette section affiche le contenu qui sera envoyé pour chaque moyen de communication activé. Les moyens de communication actifs sont indiqués en bleu, pour les désactiver, cliquez sur le moyen de communication que vous souhaitez désactiver. Les options inactives sont affichées en gris.
Par défaut, le contenu des communications est prérempli selon le premier modèle de la catégorie sélectionnée. Vous pouvez sélectionner un autre modèle selon vos besoins.
Pour en savoir plus sur les modèles, cliquez-ici.
Notification push
Complétez le contenu de la notification push. Une notification push apparaît comme notification sur le Portail Citoyen sous l’icône cloche. Cette notification est accompagnée d’un titre et d’un descriptif. Vous pouvez ajouter un lien à votre notification push pour rediriger lorsqu’on clique dessus.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton à bascule « Ajouter un lien au clic sur la notification ». Cela permet de rediriger vers l’article de votre choix, tel qu’un article d’alerte, une actualité, un événement, ou un lien externe, par exemple. Pour ajouter un article, vous devez d’abord sélectionner la catégorie auquel il se rapporte. Dans l’exemple suivant, le lien de l’article rapporte vers une « Alerte ».
Pour en savoir plus sur comment créer un article d’alerte, cliquez-ici.
Courriel
Complétez l’objet et le contenu du courriel. Des outils d’écriture et de formatage sont à votre disposition.
Message texte
Complétez le contenu du message texte. Il y a une limite de 160 caractères maximum.
Appel
Complétez le contenu de l’appel. Vous avez l’option d’enregistrer vous-même votre voix en cliquant sur l’option « Audio » ou d’ajouter un fichier audio. Autrement, l’option « Texte » convertira automatiquement le contenu textuel en une voix naturelle humaine.
Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Suivant » pour accéder à la prochaine étape. Vous pouvez revenir à l’étape précédente à tout moment en utilisant le bouton « Précédent ».
Étape 5 : Tester l’envoi de la communication #
Cette étape recommandée, sert à vérifier le contenu et le type d’envoi de votre communication. Vous pouvez écouter et lire les messages que vous allez envoyer et les ajuster au besoin. Pour ce faire, utilisez un numéro de téléphone et un courriel de dont vous avez accès. Puis, cliquez sur « Envoyer l’appel test » ou « Envoyer le message texte test » ou « Envoyer le courriel test ».
Il est fortement recommandé d’effectuer un envoi de test avant d’envoyer définitivement votre communication. Vous pouvez ignorer les tests en cliquant sur « Ignorer les tests ».
Étape 6 : Envoyer la communication #
Une fois les étapes une à trois complétées, prévoyez une date d’envoi officielle. Celle-ci peut être immédiate ou dans le futur. Vous pouvez choisir la date et l’heure à laquelle l’envoyer. Une fois déterminée, cliquez sur « Envoyer maintenant » ou « Programmer ».
Vous avez l’option d’activer un bouton à bascule pour ignorer les préférences des citoyens. Cela permet à un citoyen qui ne souhaite pas être contacté pour une catégorie ou par un moyen de communication de recevoir les alertes quand même. Avertissement : Cette option est réservée aux situations d’urgences majeures seulement.
Révision finale
Après avoir cliqué sur « Envoyer maintenant » ou « Programmer », une fenêtre de révision finale apparaitra. Le message indique le nombre de citoyens qui seront contactés à partir de cette communication. Vérifiez le nombre d’abonnés avant de cliquer « Envoyer » ou « Programmer ».
Une fois que vous avez cliqué sur « Programmer » ou « Envoyer », votre nouvelle communication apparaîtra dans l’interface « Liste des communications ».
Une communication ne peut pas être supprimée une fois qu’elle est envoyée. Cependant, elle peut être annulée si l’envoi est en cours.
Pour en savoir plus sur l’arrêt d’envoi d’une communication, cliquez-ici.
