Modellium

Envoyer une communication de masse – téléphone, courriel, SMS et/ou notification push 

Cet article présente comment envoyer votre première communication de masse via téléphone, courriel, SMS et/ou notification push à vos citoyens. 

Si vous n’avez pas de compte V+, cliquez ici pour une démonstration. 

Étape 1 : Accéder au Tableau de Bord V+   #

Rendez-vous sur votre Tableau de Bord V+. Connectez-vous en utilisant vos identifiants.  

Connexion au Tableau de bord V+

Pour plus d’information concernant la création d’un compte utilisateur, cliquez ici. 

Accueil du Tableau de bord V+

Vous êtes ensuite dirigé vers la page d’accueil de votre Tableau de Bord V+.   

Étape 2 : Créer une nouvelle communication  #

Dans le menu principal à gauche de l’écran, défilez les choix jusqu’au module « Alerte ». Cliquez sur « Alerte ». Puis, cliquez sur « Liste des communications ». 

La liste de toutes les communications de la tâche Alerte du Tableau de bord V+

Cette interface regroupe toutes les communications citoyennes enregistrées et triées par date de modification, de la plus récente à la plus ancienne. Pour créer une nouvelle communication, cliquez sur le bouton bleu en haut à droite de l’écran « Nouvelle Communication ». Une fois pressé, deux choix vous seront proposés : une communication de type « Régulière » et de type « Campagne ». Cliquez sur « Régulière ». 

Pour en savoir plus sur les communications de type campagne, cliquez ici. 

Étape 3 : Configurer la communication (titre, catégorie, destinataire)  #

Informations Générales  

Remplissez les champs suivants : Titre de la communication, Catégorie et Destinataires. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant ». Ces étapes sont obligatoires pour envoyer votre communication à tous les citoyens abonnés à la catégorie sélectionnée. Vous pouvez en tout temps sauvegarder votre travail en brouillon et y revenir plus tard. 

Création d'une nouvelle communication régulière et interface d'édition incluant: les informations générales à remplir, le contenu de la communication, tester l'envoi et preparer l'envoi.

I. Titre de la communication  

C’est le nom pour identifier votre communication. Il apparait dans la liste de communications. 

II. Catégorie 

Une catégorie est un thème de communication auquel les citoyens sont abonnés. C’est un moyen de classer les communications pour mieux les délimitées. Un exemple de catégorie est un avis d’évacuation. 

Pour en savoir plus sur comment créer ou modifier une catégorie, cliquez ici. 

III. Destinataires  

Les destinataires sont ceux qui vont recevoir la communication. Vous pouvez envoyer la communication à « Tous les citoyens » ou cibler un groupe de citoyen.

Pour en savoir plus sur les groupes de citoyens, cliquez ici. 

Étape 4 : Personnaliser le contenu #

Contenu de la communication  

Cette section affiche le contenu qui sera envoyé pour chaque moyen de communication activé. Les moyens de communication actifs sont indiqués en bleu, pour les désactiver, cliquez sur le moyen de communication à enlever. Les options inactives s’affichent en gris.

Par défaut, le contenu des communications est déjà pré rempli selon le premier modèle de la catégorie sélectionnée. Il est possible de sélectionner un autre modèle selon vos besoins.

Pour en savoir plus sur les modèles, cliquez ici. 

Notification push  

Ajustez ou remplissez le contenu des notifications push. Une notification push apparaît comme notification sur le portail citoyen sous l’icône cloche. Cette notification est accompagnée d’un titre et d’un descriptif. Vous pouvez ajouter un lien vers un article à partir de la notification push créée. 

Exemple de notification Push

Pour ce faire, cliquez sur le bouton à bascule« Ajouter un lien au clic sur la notification ». Il dirige vers l’article de votre choix. Pour ajouter un article, vous devez d’abord sélectionner la catégorie auquel il se rapporte. Dans l’exemple suivant, le lien de l’article rapporte vers une actualité.

Bouton à bascule Ajouter un lien au clic sur la notification

Pour en savoir plus sur l’éditeur de lien dans les notifications push, cliquez ici. 

Courriel 

Ajustez ou remplissez le contenu du courriel. Des outils d’écriture et de formatage sont à votre disposition. 

Exemple d'un texte pour l'envoi d'un courriel

Pour en savoir plus sur l’éditeur de texte riche, cliquez ici. 

Message texte  

Ajustez ou remplissez le contenu des messages textes.  

Exemple d'un message texte pour l'envoi de communications par message texte

Appel  

Ajustez ou insérez le texte des appels. Vous avez l’option d’enregistrer vous-même votre voix en cliquant sur l’option « Audio » ou d’ajouter un fichier audio. Autrement, l’option « Texte » lit automatiquement le contenu d’une voix robotisée. 

Configuration d'appel en ajoutant un fichier audio ou par enregistrement
Configuration d'appel par l'écriture d'un message en voix robotisée

Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Suivant » pour accéder à la prochaine étape. Vous pouvez revenir à l’étape précédente à tout moment en utilisant le bouton « Précédant ».  

Étape 5 : Tester l’envoi de la communication  #

Cette étape recommandée, sert à vérifier le contenu et le type d’envoi de votre communication. Vous pouvez écouter et lire les messages que vous allez envoyer et les ajuster au besoin. Pour ce faire, utilisez un numéro de téléphone et un courriel de votre choix au besoin des moyens de communication que vous désirez utiliser. Puis, cliquez sur « Envoyer l’appel test » ou « Envoyer le message texte test » ou « Envoyer le courriel test ».

À noter que vous pouvez ignorer le test en cliquant sur « Ignorer les tests ». 

Étape de tester l'envoi de la communication régulière

Étape 6 : Envoyer la communication #

Une fois les étapes une à trois complétées, prévoyez une date d’envoi officielle. Elle peut être immédiate ou dans le futur.

Vous avez l’option d’activer bouton à bascule pour ignorer les préférences des citoyens. Il s’assure qu’un citoyen qui ne désire pas se faire contacter par une catégorie ou par un moyen de communication reçoivent les alertes. Avertissement : Cette option est réservée aux situations d’urgences majeures seulement. 

Vous pouvez choisir la date et l’heure à laquelle l’envoyer. Une fois déterminée, cliquez sur « Envoyer maintenant » ou « Programmer ». 

Préparation de l'envoi d'une communication et programmer son envoi

Révision finale

Après avoir cliqué sur « Envoyer maintenant » ou « Programmer », une fenêtre de révision finale apparait. Un message indique le nombre de citoyens qui seront contactés à partir de cette communication. Vérifiez le nombre d’abonnés avant de cliquer « Envoyer » ou « Programmer ».

Révision finale de la communication régulière

Votre nouvelle communication est désormais envoyée et elle apparait maintenant dans la liste de communication. Votre communication ne peut pas être supprimée à partir du moment où elle est envoyée.  

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