Cet article présente comment créer une requête citoyenne sur votre tableau de bord.
Si vous n’avez pas de compte V+, cliquez-ici pour une démonstration.
Étape 1 : Accéder au Tableau de Bord V+ #
Rendez-vous sur votre Tableau de Bord V+. Connectez-vous en utilisant vos identifiants.
Vous êtes ensuite redirigé vers la page d’accueil de votre Tableau de Bord V+.
Étape 2 : Créer une nouvelle requête #
Dans le menu principal à gauche de l’écran, cliquez sur « Requête » puis sur « Nouvelle affectation »
Après avoir cliqué sur « Nouvelle affectation » , plusieurs choix s’offrent à vous. Cliquez sur le cadre « NOUVELLE REQUÊTE ». Cette action renvoie à l’interface de création d’une nouvelle requête.
Étape 3 : Compléter les informations générales #
Identifiez une catégorie et une sous catégorie
Lorsque vous désirez créer une nouvelle requête, il est important de cibler la catégorie à identifier. Choisissez parmi les options proposées dans la liste déroulante. Si votre requête ne correspond à aucun des choix proposés, consultez la page : Comment créer ou modifier une catégorie de requête.
Précisez au besoin la sous catégorie de votre nouvelle requête. Veuillez noter que la catégorie et sous-catégorie ne sont plus modifiables une fois l’affectation enregistrée.
Identifiez un statut
Par défaut, lorsqu’une nouvelle requête est rédigée, le champ « Statut » est en brouillon. Tant que les informations obligatoires de l’affectation ne sont pas complétées et que la nouvelle requête n’est pas enregistrée, le statut de brouillon persiste. Dès que la requête est créée, par défaut le statut devient « Nouveau ». Vous pouvez sélectionner le statut de votre choix selon ce que vous avez paramétré.
Pour en savoir plus sur les statuts, consultez l’article : Créer ou modifier les statuts des demandes.
Sélectionnez le département
Par défaut, lors de la création d’une nouvelle catégorie de requête, un département y est associé puisque celui-ci est lié à la catégorie. En cas de besoin, vous pouvez sélectionner le département manuellement. Le département fait référence au département lié à la requête.
Pour en savoir plus sur les départements, consultez l’article : Gestion des départements.
Identifiez un contributeur
Un contributeur est l’utilisateur responsable de la requête, à qui elle est assignée. Un sélecteur avec un option de recherche est mis à disposition afin de sélectionner un contributeur parmi la liste des utilisateurs Tableau de Bord ayant accès à ce module. À savoir, qu’un contributeur peut être assigné par défaut à une catégorie.
Attribuez une priorité (optionnel)
Ce champ optionnel sert à indiquer au contributeur le niveau d’urgence d’une requête. Les trois priorités possibles sont les suivantes: « 1-Haute », « 2-Moyenne », « 3-Basse ». Une liste déroulante est mise à votre disposition pour attribuer la priorité de votre choix. À savoir, vous pouvez assigner une priorité par défaut à une catégorie de requête.
Définissez une date de planification et une date d’échéance (optionnel)
Elles servent à titre de repère pour indiquer à quelle date l’affectation est planifiée pour être réalisée et à quelle date l’affectation doit être théoriquement résolue. Le modèle « Date jj/mm/aaaa » (Date= jour/mois/année) est utilisé.
À savoir, vous pouvez assigner un temps de résolution ouvrable par défaut pour une catégorie de requête. Celui-ci servira à définir la date d’échéance et par la suite vous envoyer un courriel 24h avant qu’une requête arrive à sa date d’échéance.
Étape 4 : Compléter le formulaire #
Par défaut, l’onglet « Questionnaire » change selon le type de catégorie et de sous catégorie choisi précédemment. Certains champs du formulaire sont obligatoires, ils sont marqués d’un astérisque (*).
Lorsque vous complétez le formulaire, il est impossible d’ajouter une question ou modifier le gabarit du formulaire par l’interface d’édition d’une requête. Pour ce faire, veuillez consulter la page : Créer ou modifier une catégorie de requête.
Étape 5 : Compléter les informations du requérant #
Pour inscrire les informations relatives au requérant, cliquez sur l’onget « Requérant » du menu de l’interface d’édition d’une requête. Deux sections apparaissent: l’identification du requérant et la conversation. Il est nécessaire de lier la nouvelle requête à un citoyen ou de créer un nouveau citoyen, vous pouvez aussi identifier un organisation comme requérant.
Liez à un citoyen ou une organisation
Pour sélectionner un citoyen figurant dans la liste des citoyens, inscrivez son nom ou son courriel ou son numéro de téléphone dans la barre de recherche. Une liste déroulante des citoyens pouvant s’appliquer à votre recherche apparaitra. Lorsqu’identifié, cliquez sur le nom du citoyen désiré. Vous pouvez également rechercher de la même façon une organisation.
Si le citoyen ou l’organisation n’existe pas, vous pouvez le créer directement à partir de cette interface. Pour cela, cliquez sur le « + » pour remplir les informations du requérant. Complétez les champs nécessaires, puis sauvegardez en cliquant sur « Créer le citoyen » ou « Créer l’organisation », le requérant s’affichera à l’écran.
Conversez avec le requérant
La section conversation met en relation le contributeur et le requérant. L’outil de conversation peut être utilisé pour échanger avec le requérant tout au long du processus de traitement de la nouvelle requête. Une conversation ne peut être débutée que lorsqu’une nouvelle requête est créée.
Il est à noter que le citoyen recevra un courriel de notification l’invitant à consulter ses nouveaux messages liés à sa requête citoyenne à chaque fois qu’un nouveau message lui sera envoyé. À noter, pour chaque message envoyé, vous avez l’option de modifier le statut de la demande.
Pour en savoir plus sur les gabarits, consultez l’article : Créer des gabarits de réponse.
Les messages non lus apparaissent en bleu et sont cachés d’un: « Voir le nouveau message ». Pour les consulter, cliquez sur le message. Un requérant peut répondre à votre message à partir de son espace citoyen ou directement par courriel.
Notifiez le requérant
À noter, pour chaque modification apportée, une fenêtre d’avertissement apparait afin d’aviser le requérant des changements apportés à sa demande. Il sera informé des modifications qui viennent d’être apportées à la requête citoyenne. Vous pouvez changer cette option en activant ou désactivant la case « Notifier le requérant » une fois les modifications enregistrées.
Étape 6 : Consulter les autres onglets optionnels #
Consultez votre liste de contrôle
Pour ce qui est de l’onglet « Liste de contrôle », il sert à aider le contributeur à traiter les différents éléments entourant l’affectation. Il est possible qu’aucun point ne soit présent dans la liste de contrôle si cette dernière n’a pas été configurée. À noter, vous ne pouvez pas ajouter de points à la liste de contrôle à partir de l’interface d’édition d’une nouvelle requête.
Liez une tâche à une affectation existante
L’onglet « Liens » permet de lier des tâches existantes ou d’en créer de nouvelles à une requête citoyenne. Ajoutez une tâche ou la lier à une affectation au besoin. Les tâches sont uniquement visibles et accessibles à l’interne par le Tableau de Bord.
Pour créer une nouvelle tâche ou en apprendre plus sur l’affectation tâche, cliquez ici.
Ajoutez une note
L’onglet « Notes » vous donne l’option d’écrire et laisser des notes incluant des fichiers, des images, des URLs et des vidéos en lien avec l’affectation. Les notes sont uniquement visibles et accessibles à l’interne par le Tableau de Bord. Pour créer une nouvelle note, cliquez sur « Nouvelle note ». Écrivez votre contenu puis sauvegardez avec le bouton « Enregistrer la note ».
Ajoutez des pièces jointes
L’onglet avec l’icône « Pièces jointes » permet de déposer des images et/ou des pièces jointes visibles et accessibles uniquement en interne via le Tableau de Bord. Cliquez sur « Parcourir » pour ajouter vos pièces jointes à la requête citoyenne. À noter, les pièces jointes restent au dossier seulement si vous mettez à jour la requête.
Étape 7 : Sauvegarder la requête citoyenne #
À la droite de l’entête, les boutons d’actions y sont présentés en tout temps. Certains changent selon le statut de publication de la requête. Pour publier, ou mettre à jour votre requête, cliquez sur un des boutons suivants:
- Enregistrer en brouillon – Permet d’enregistrer votre affectation en brouillon sans la créer.
- Créer – Permet de créer votre affectation immédiatement
- Mettre à jour – Permet d’enregistrer les modifications apportées à votre affectation sans affecter le statut de création.
- Supprimer – Permet de supprimer votre affectation et la retirer de votre tableau de bord. Cette option n’est disponible que pour les requêtes avec le statut brouillon.
Une fois l’affectation enregistrée une première fois, un bouton « Imprimer » apparaîtra à sa gauche, permettant d’exporter les différents onglets de l’affectation en PDF pour des fins d’impression.
