Dans le menu principal à gauche de l’écran, cliquez sur « Requête » puis sur « Paramètres ». Sélectionnez ensuite l’encadré « Catégories » puis sélectionnez l’affectation de type « Requête ».
Par défaut, l’interface présente la liste de toutes les catégories de requête. En haut à gauche de l’interface, il est possible de sélectionner un autre type d’affectation à l’aide d’une liste déroulante.
La grille offre une option de filtre et la colonne « Actions » vous permet d’éditer ou supprimer la catégorie de votre choix. L’action « Supprimer » est irréversible. Dans le cas où l’on tente de supprimer une catégorie liée à une requête existante, la catégorie sera uniquement désactivée.
Au haut à droite de la grille, un bouton « Ajouter une catégorie » permet de créer une nouvelle catégorie.
Cette interface d’édition permet de créer une nouvelle catégorie de type « Requête » ou d’en modifier une existante.
Complétez les informations générales
Vous devez compléter les champs obligatoires suivants :
Nom de la catégorie * – Inscrivez le nom de la catégorie que vous désirez créer.
Département par défaut * – Permet de sélectionner le département lié à la catégorie. Les nouvelles requêtes liées à la catégorie sont attitrées au département sélectionné.
Actif – La case à cocher représente l’état de la catégorie, elle détermine si la catégorie est visible dans la liste des catégories lors de la création d’une nouvelle affectation. Une catégorie inactive ne s’affiche pas sur le Portail citoyen et Tableau de bord.
Les autres champs optionnels que vous pouvez renseigner sont les suivants :
Contributeur par défaut – Permet de choisir le contributeur qui traite les demandes spécifiques à cette catégorie.
Priorité par défaut – Permet de sélectionner le type de niveau de priorité et d’urgence que représente une catégorie. Vous avez le choix entre « 1- Haute », « 2- Moyenne » ou « 3-Basse ».
Temps de résolution ouvrable visé – Permet d’assigner une date d’échéance lors de la création initiale de l’affectation. À noter, les sous-catégories utilisent le temps de résolution ouvrable spécifié de la catégorie, il est toutefois possible d’ajuster le nombre de jours à nouveau pour chaque sous-catégorie.
Limiter la création par les requérants – Case à cocher qui permet uniquement aux utilisateurs du Tableau de bord d’être les seuls à pouvoir créer une affectation de cette catégorie.
Pour créer le questionnaire personnalisé de votre catégorie de requête, cliquez sur l’onglet « Questionnaire » de la page d’édition de votre catégorie de requête. À partir de la boîte à outils, vous pouvez glisser et déposer les différents types de questions pour bâtir votre questionnaire personnalisé. À partir de l’entête de l’éditeur de questionnaire, il est aussi possible d’ajouter des pages additionnelles au questionnaire. Vous pouvez modifier le titre des pages et bien plus encore.
Formulez les questions
Pour débuter votre questionnaire personnalisé, cliquez sur le bouton « Ajouter une question » ou glissez et déposez le type de question de votre choix de la boîte à outils. Certains champs ne peuvent être ajoutés qu’une seule fois par formulaire. Voici quelques formats de questions disponibles :
Objet – Question servant à laisser l’utilisateur Tableau de Bord ou le citoyen spécifier manuellement le titre de l’affectation. Si le questionnaire ne possède pas cette question, le titre sera généré automatiquement selon le modèle suivant : [Nom de la catégorie – Nom de la sous-catégorie] de l’affectation créée.
Image principale– Questiondont le contenu estprésenté dans le panneau latéral d’aperçu dans les interfaces « Mes affectations », « Mes départements » et « Recherche », lorsqu’une affectation est sélectionnée.
Requérant– Champs pour inscrire les coordonnées personnelles du requérant. Par exemple, cette question peut être utilisée pour les invités sur le Portail Citoyens.
Emplacement – Questiondont le contenu estprésenté dans le panneau latéral d’aperçu dans les interfaces « Mes affectations », « Mes départements » et « Recherche », lorsqu’une affectation est sélectionnée. Elle rapporte à l’endroit duquel ou pour lequel l’affectation est générée.
Description – Questiondont le contenu estprésenté dans le panneau latéral d’aperçu dans les interfaces « Mes affectations », « Mes départements » et « Recherche », lorsqu’une affectation est sélectionnée.
Une fois le questionnaire complété, il est aussi possible d’exporter une version vierge en PDF à partir du bouton situé en haut de page. Il est aussi possible d’importer un questionnaire existant ou d’exporter celui venant d’être créé en un fichier JSON pouvant être utilisé pour un autre Formulaire ou une autre catégorie d’affectations.
Testez votre questionnaire
Une fois que vous avez terminé vos modifications sur votre questionnaire, vous pouvez tester vos questions sur l’onglet « Tester le questionnaire ». Celui-ci apparaîtra tel que présenté sur le Portail Citoyen et n’affectera pas les réponses de votre questionnaire. Vous pouvez modifier la vue pour l’appareil que vous désirez tester. Par exemple, vous pouvez choisir une vue pour un cellulaire ou une tablette pour tester le format de chacune de vos questions.
Traduisez votre questionnaire
Rendez-vous sur l’onglet « Traduction », chaque question de chaque page apparaîtra ainsi que son titre et les lignes de texte à traduire. Ajoutez la langue secondaire au questionnaire en cliquant sur le « + ». Puis complétez les champs de texte. Vous avez l’option d’exporter ou d’importer un fichier CSV pour faciliter la tâche.
Pour ce qui est de l’onglet « Liste de contrôle », c’est un questionnaire que l’on peut créer pour aider les utilisateurs du Tableau de bord à gérer les demandes de support (ex : préciser la procédure). Il est possible qu’aucun point ne soit présent dans la liste de contrôle si cette dernière n’a pas été configurée.À noter, vous ne pouvez pas ajouter de points à la liste de contrôle à partir de l’interface d’édition d’une nouvelle requête.
Ajoutez une description
L’onglet « Description » permet d’ajouter un résumé de la catégorie et sert à clarifier la raison d’être de la catégorie de requête. Elle est visible par les citoyens au niveau du Portail Citoyen.
Créez une sous-catégorie
Pour créer une nouvelle sous-catégorie, cliquez sur le bouton « Ajouter une sous catégorie » de l’onglet « Information Générales » de la catégorie créée. La page d’édition d’une sous-catégorie s’affiche à l’écran. Inscrivez le nom de la sous-catégorie désirée, puis personnalisez les paramètres selon vos préférences.
Par défaut, les sous-catégories héritent des paramètres de la catégorie parent, soit le statut d’activation, le questionnaire par défaut, la description par défaut, la liste de contrôle par défaut, le département responsable et le temps de résolution ouvrable visé. Vous pouvez tout de même modifier l’ensemble de ces paramètres.
Il est possible de supprimer une sous-catégorie non utilisée avec le bouton de corbeille. À noter qu’il est impossible de supprimer une sous-catégorie déjà utilisée par une affectation. Il sera uniquement possible de la désactiver.
À la droite de l’entête, les boutons d’action y sont présentés en tout temps. Certains changent selon le statut de publication de la requête. Pour publier, ou mettre à jour votre requête, cliquez sur un des boutons suivants:
Créer – Permet de créer votre catégorie d’affectation immédiatement et l’ajouter à la liste des catégories de requête.
Mettre à jour – Permet d’enregistrer les modifications apportées à votre catégorie d’affectation sans impacter les affectations liées.
Supprimer – Permet de supprimer votre catégorie d’affectation si elle n’a pas été liée précédemment, ou la rendre inactive.
Traduisez votre catégorie de requête
Lorsque l’option « Multilingue » est activée dans les paramètres du Tableau de bord, un bouton permettant de traduire la page sera présent dans l’en-tête. Lorsque le mode traduction est activé, le contenu d’origine en Français sera affiché en lecture seule avec une bande verticale bleue à sa gauche, facilitant ainsi son repérage. Des champs apparaîtront afin de saisir le contenu de traduction.
