Cet article décrit comment créer des réponses automatiques.

Si vous n’avez pas de compte V+, cliquez-ici pour une démonstration. 

Étape 1 : Accéder aux paramètres

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Dans le menu principal à gauche de l’écran, cliquez sur « Requête », puis sur « Paramètres ». Par défaut, cette interface affiche la liste de tous les paramètres liés aux requêtes.

Pour accéder à la configuration des réponses automatiques, cliquez sur « Réponses automatiques ».

📌 Pourquoi utiliser une réponse automatique ?
Cette fonctionnalité permet d’informer les requérants en cas de :

• Congé, absence ou indisponibilité
• Délais de traitement plus longs que d’habitude
• Changement des heures d’ouverture
• Autres informations pertinentes

Étape 2 : Configurer une réponse automatique #

1️⃣ Activez l’envoi automatique
Cochez la case « Envoyer une réponse automatique pour les requêtes durant cette période ».

2️⃣ Définissez la période
Renseignez une date/heure de début et une date/heure de fin.

📩 Les réponses automatiques seront envoyées :

• Lorsqu’un citoyen soumet une nouvelle requête.
• Lorsqu’un citoyen envoie un message dans une requête existante.

3️⃣ Personnalisez votre message
Utilisez l’éditeur de texte enrichi pour adapter le contenu de votre réponse automatique.

Étape 3 : Tester l’envoi de votre réponse automatique #

Testez votre envoi

✅ Pourquoi tester votre envoi ?
Cette étape recommandée permet de vérifier le contenu avant sa diffusion et de l’ajuster si nécessaire.

💡 Comment tester ?
1️⃣ Cliquez sur « Tester le courriel ».
2️⃣ Indiquez une adresse courriel pour le test.
3️⃣ Cliquez sur « Envoyer le courriel test ».

Étape 4 : Enregistrer votre réponse automatique #

📌 Une fois votre message configuré et testé :
Cliquez sur le bouton bleu « Enregistrer » (en haut de l’interface).

Étape 5 : Traduire votre réponse automatique #

Si l’option « Multilingue » est activée dans les paramètres du Tableau de bord, un bouton « Traduire » apparaîtra dans l’en-tête.

💡 Comment fonctionne le mode traduction ?

Des champs seront disponibles pour saisir la traduction dans la langue souhaitée.

Le texte original en Français sera affiché en lecture seule (avec une bande bleue à gauche pour le repérer facilement).

Étape 6 : Supprimer une réponse automatique #

Supprimer une réponse automatique

1️⃣ Décochez la case « Envoyer une réponse automatique pour les requêtes durant cette période ».
2️⃣ Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer les modifications.

🚨 Une fois désactivée, la réponse automatique ne sera plus envoyée aux requérants.